湖南电气职业技术学院会议组织管理办法

湖南电气职业技术学院会议组织管理办法

第一章  总则

第一条  为进一步转变工作作风、规范学院各类会议的组织与管理，提高会议质量和工作效率，切实精简会议、改进会风，按照“中央八项规定精神”，结合学院实际，特制定本办法。

第二条  本办法所指会议主要包括：学院党员代表大会、教职工代表大会和工会会员代表大会、党委会、院长办公会、全体教职工大会、中层干部会议、各类委员会和非常设领导机构的会议、学院领导主持召开或职能部门主持召开的专项工作会议、学院主办或承办的学术交流和工作交流会议等。

第三条  本办法适用于学院各职能部门、教学院部。

第二章  办会原则

第四条  举办各类会议应遵循以下原则：

（一）高效。注重会议实效，召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话。严格控制时长，全院性工作会议按照半小时、一小时、一个半小时和其他时长（需注明时间）控制会议时间。

（二）精简。切实降低开会频率，压缩会议规模，确有必要时才召开会议，可开可不开的会议一律不开，能合并的会议尽量统筹合并。学院专项工作会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。

（三）节约。办会要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照省直机关《湖南省省直机关会议费管理办法》规定执行，严禁铺张浪费。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金。会场一律不摆放花草、不提供水果，一般不制作背景板。严格控制评比表彰活动，从简发放奖品，不得以任何名义发放纪念品。会议地点一般安排在院内，严禁到风景名胜区召开会议。不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。

（四）规范。要强化会议计划，未列入周工作计划的，原则上不予安排。专项会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。要尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、管理科学。

第三章  会议组织

第五条　会议主要类型

（一）学院召开党员代表大会、教职工代表大会和工会会员代表大会，应严格按照相应的条例规定进行。会议召开前学院应成立专门的会议筹备领导机构和工作机构，负责会议的筹备和组织工作。会议由筹备领导机构以文件形式通知，会议过程形成的各类材料由大会秘书组负责整理归档。

（二）学院党委会、院长办公会分别由学院党政主要领导召集，会议的议题安排、会议组织、会议材料准备等应按照《湖南电气职业技术学院党委会议事规则》（电气职院党发〔2020〕2号）《湖南电气职业技术学院院长办公会议事规则》（电气职院发〔2020〕2号）的规定执行，学院党政办公室负责具体的会议组织和会务。

（三）学院统一召开的全体教职工大会、中层干部会议等涉及全院的会议，由学院党政主要领导根据工作需要召集，学院党政办公室负责通知，并会同相关部门负责具体的会议组织和会务。

（四）专项工作会议由分管领导根据会议归属向党委书记或院长报告并经审批同意后召集，并指定相应的职能部门负责具体的会议组织和会务。

（五）学院各类委员会和非常设领导机构的会议，由分管领导根据会议归属向党委书记或院长报告并经审批同意后，相应的委员会主任委员或领导组组长召集，委员会或领导组下设的办公室所在部门负责具体的会议组织和会务。

（六）学院主办或承办的涉及外单位参加的学术交流会或工作交流会，由学院分管领导根据会议归属向党委书记或院长报告并经审批同意后，成立会议筹备工作领导机构，并制定会议筹备组织工作方案。根据会议内容由党政办公室会同相关职能部门负责具体的会议组织和会务。

（七）各职能部门、教学院部主办或承办的涉及外单位参加的学术交流或工作交流会，应严格遵守学院相关规定，并提前向分管或联系校领导报告。如果涉及国（境）外单位或人员参加，须同时报请学院主要领导同意后，会同相关部门负责具体的会议组织和会务。

第六条  各职能部门、教学院部召开的会议，除邀请分管或联系本部门的院领导出席外，需要邀请其他院领导出席的，须向学院党政办公室申请，由学院党政办公室负责协调安排。

第七条  各职能部门、教学院部召集的涉及全院范围的部署性会议，应提前报分管院领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门或部门的工作，相关部门在会前应充分协商。

第八条  确因特殊情况，由院领导主持召开的全院性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办部门请示分管院领导同意后，并及时向学院党政主要领导报告，经同意后方可召开。

第九条　每周五上午下班前，由学院党政办公室负责收集学院下周工作计划，经学院党政主要领导审核同意后统筹会议安排。每周五下班前，党政办公室将《本周工作安排表》经CRP管理系统向全院公布，未及时办理申报手续的会议，原则上不临时安排。确因工作需要临时增加的会议须按要求填写《湖南电气职业技术学院会议室申报审报表》进行申报（见附件）

第十条　会议组织和会务主要包括：发布会议通知、拟定会议议程、撰写领导发言、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会中服务、进行会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实、归档会议材料等。

第十一条　参加会议的人员应严格遵守以下纪律：

（一）严格履行请假制度，严格考勤制度，严格遵守会场纪律。

1.各单位应及时关注学院CRP管理系统每周一发布的会议信息，并及时通知本单位与会人员按时参加会议，提前做好工作安排，在会议召开前5分钟内进入会场。

2.会议组织部门要严格按照通知要求安排与会人员参加会议，及时统计参会人员到位情况，并将考勤结果予以公示。

3.参会人员不得无故迟到、早退，确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的，须向会议主持人请假，否则，视为缺席会议。原则上不得派他人参加会议，确因公务活动或其他特殊情况不能参加的，须经会议主持人同意后，方可派其他负责人参加。

4.会议要求有关经选举产生的代表参加的，不得由他人代替参加。

5.由院党委、学院任命的各委员会、领导小组会议，原则上不能派他人代替参加。

6.缺席学院召开的会议，需向组织人事部说明原因，并上报党政主要领导。

（二）参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。

第五章  会议室管理

第十二条  会议室范围：

    （一）第一会议室（学院办公楼二楼），主要用途:党委会、院长办公会以及院领导召开的其它小型会议，接待外宾、重要领导和重要来宾；经批准由机关职能部门召集的有关会议。

（二）第二会议室（学院办公楼三楼），主要用途：各部门召开的工作协调会议，学生座谈会等有关会议。

（三）第三会议室（学院办公楼五楼），主要用途：召开教代会、上级部门视频会议、小型培训等有关会议。

（四）第四会议室（新能源楼五楼），主要用途：接待上级部门调研、兄弟院校来访，中层干部会议、党委理论学习中心组（扩大）会议等其他有关会议。

（五）多功能报告厅，主要用途：原则上用于学院组织召开的“教师节表彰大会”、“五四总结表彰大会”、“开学典礼”、“毕业典礼”、“年度教学工作会议”、“年度科研工作会议”、“大学生表彰大会”、“党建与思想政治工作会议”，学院承办或主办的大型会议或活动、院级学术报告会、学院专项工作动员会（总结会）等涉及全院的会议。

第十三条  会议室使用管理：

（一）学院党政办公室负责会议室的管理、协调安排及使用。

（二）凡两个以上单位同时要求使用同一个会议室时，党政办公室视情况统筹安排，先联系的单位原则上优先安排。如遇特殊情况，各单位须服从学院临时召集的紧急会议调整会场。

（三）周计划表上安排的会议，会议组织单位应根据会议室使用时间提前半天至党政办公室领取钥匙，做好会前准备工作。

（四）会议室设备的技术支持及日常维护，由党政办公室安排专人负责，使用部门工作人员不得自行调试更改设备参数，使用过程出现问题及时联系党政办公室。

（五）使用会议室期间，要注意保持室内清洁，禁止在会议室内吸烟、乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。参会人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室。爱护会议室内各种设备、用品，不准随意搬动会议室相关物品设备和改变室内格局，因人为因素损坏或丢失的，由使用单位或当事人承担相应责任。

（六）会议室使用完毕后，使用单位要及时清理会场卫生，如有移动桌椅须自行恢复原样，关好电子显示屏、投影仪、音响、空调、门窗等，并通知党政办公室，经检查、清点无误后，归还会议室钥匙。

第六章  附则

第十四条  本办法由学院党政办公室负责解释。

第十五条  本办法自2020年3月31日起执行，原《湖南电气职业技术学院会议组织与管理办法》（电气职院办发〔2014〕4 号）《关于进一步加强学院会议组织与管理的通知》（电气职院办发〔2016〕1 号）同时废止。

附件：湖南电气职业技术学院会议室申报审报表

湖南电气职业技术学院会议室申报审批表.docx